Çalışma alanı yönetimi
CRM’de rol bazlı erişim ve ekip yetkileri
Bir çalışma alanını tüm ekibe açmak, herkesin aynı görevleri üstlenmesi veya aynı kayıtlara erişmesi anlamına gelmez. Rol bazlı erişim, çalışanların işlerini yapabilmek için ihtiyaç duyduğu ekran ve kayıtları sorumluluklarıyla birlikte değerlendirmeyi sağlar. İyi bir başlangıç noktası unvan listesi değil, günlük iş akışıdır.
Önce yapılacak işleri belirleyin
Satış danışmanı müşteri görüşmesini takip ederken operasyon ekibi sonraki hazırlıkları üstlenebilir. Yönetici ise farklı süreçleri birlikte değerlendirmek isteyebilir. Her rol için hangi kayıtların görülmesi ve hangi işlemlerin yapılması gerektiğini yazın. Aynı unvana sahip çalışanların sorumlulukları farklı olabileceğinden yalnızca unvan üzerinden karar vermeyin. İş tanımı, erişim ihtiyacını somut örneklerle açıklamaya yardımcı olur.
Ekran erişimi ile kayıt kapsamını ayırın
Bir kullanıcının bir ekranı açabilmesi ve o ekranda hangi kayıtları görmesi iki ayrı konudur. Örneğin ekip görevlerini takip eden bir çalışanın müşteri ve belge erişimleri de kendi sorumluluğu kapsamında değerlendirilmelidir. OneFlow’da rol ve erişim ayarları ekiplerin çalışma düzeninin parçasıdır. Kurulumda mevcut rollerin şirketinizdeki görevlerle nasıl eşleştiğini inceleyerek hangi erişimlerin gerekli olduğunu netleştirebiliriz.
Kullanıcı sayısı ile yetkiyi karıştırmayın
OneFlow’un sınırsız ekip paketi, kullanıcı sayısı için ek ücret alınmaması anlamına gelir. Bu paket her kullanıcının tüm özel kayıtlara erişeceği anlamına gelmez. Yeni bir çalışan eklendiğinde görevi, bağlı olduğu ekip ve çalışma ihtiyacı birlikte değerlendirilmelidir. Ortak çalışma alanının faydası, herkesin aynı ekrandan aynı işi yapması değil, kendi sorumluluğuna uygun bilgilerle çalışabilmesidir.
Görev değişimlerinde erişimleri gözden geçirin
Çalışanın ekibi değiştiğinde, yeni sorumluluk üstlendiğinde veya şirketten ayrıldığında erişim düzenini de yeniden değerlendirin. Daha önce ihtiyaç duyduğu bir kayıt kapsamı artık gerekli olmayabilir. Bu kontrolü şirketinizin kullanıcı yönetimi sürecinin parçası haline getirin. Kurulum görüşmesinde mevcut rol yapınızı ve devir noktalarınızı paylaşmanız, OneFlow’un erişim düzenini değerlendirirken ortak bir çerçeve oluşturur.